Aanstelling archivaris en documentbeheerder

juni 2017

TOELICHTING
Voor een gemeente als Essen die begaan is met het verleden, wat blijkt uit de activiteiten van onder meer de Heemkundige Kring en het Karrenmuseum, maar ook uit de eeuwenoude gildestrategie, is het geen luxe om de rol van gemeentelijk archivaris tot een volwaardige functie uit te bouwen.

De taak moet op de eerste plaats betrekking hebben op gemeentelijke archieven, maar moet ook ruimer ingevuld worden door ook mee te werken aan de bewaring van de archieven van de verengingen of belangrijke archieven van personen. Om te zorgen dat ze een plaats krijgen en dat Essen een overzicht behoudt. We denken dan bijvoorbeeld aan de oorlogsarchieven van Ivan Janssens.

De vraag is niet nieuw. Eerder werden soortgelijke initiatieven in de gemeenteraad aangekaart, onder meer vanuit Groen, N-VA/PLE… en door toenmalig CD&V-gemeenteraadslid Van Tichelt. Maar de geschiedenis gaat al langer terug : de aanstelling van een archivaris was één van de eerste vragen van destijds de Culturele Stichting -nu Cultuurraad- waarvan het 50-jarug bestaan dit jaar gevierd wordt. Vele archieven zijn al naar Antwerpse instellingen verhuisd bij gebrek aan gemeentelijke opvang. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn, maar Essen heeft wel het zicht erop verloren. En andere archieven verdwenen gewoon.

Overigens is ook de opvolging van het archief van de gemeente zelf in de loop der jaren ingewikkelder geworden, wat het aanstellen van een volwaardige archivaris mee verantwoordtHet bijhouden en klasseren van documenten en de vernietiging ervan na een wettelijke afloop, is een essentieel gegeven voor elk gemeentebestuur. Door de snelle digitale (r)evolutie, die we nu meemaken, inclusief de beveiliging van alle gegevens en documenten, is zo'n functie, gecombineerd met die van archivaris, op een personeelsbestand van meer dan 100 mensen, geen overbodige luxe.

BESLUIT
De gemeenteraad van Essen geeft opdracht aan het schepencollege om een de rol van archivaris uit te werken tot een volwaardige functie, die naast de archivering voor de gemeentelijke administratie een bredere rol omvat.