Voorstel : intranet

TOELICHTING :

Binnen het gemeentebestuur worden heel wat vergaderingen gepland, agenda’s en verslagen opgemaakt en verzonden… Het is niet altijd eenvoudig om een overzicht te behouden, waardoor af en toe dubbele boekingen of erg laattijdige verwittigingen voorkomen.  Ook geraken niet alle verslagen of bijhorende stukken altijd bij alle bestemmelingen : er worden verschillende mailverzendlijsten gebruikt en sommige verslagen worden bijvoorbeeld ook nooit naar de raadsleden verstuurd (in weerwil van de decretale verplichting).  In de gemeenteraad werden hierover de voorbije maanden regelmatig opmerkingen gemaakt.  Onlangs werd ook het huishoudelijk reglement nog aangepast om over een aantal zaken duidelijkheid te creëren, maar dat is uiteraard op zich nog geen (technische) oplossing.

Ook de verwerking en de raadpleging van dossiers van het schepencollege kan wellicht efficiënter.  Alles wordt nu op papier aan het schepencollege voorgelegd, en verhuist daarna weer naar de bevoegde diensten, waar het opnieuw moet worden weggehaald wanneer één of meer raadsleden het wensen in te zien.  Daarbij loopt onvermijdelijk af en toe iets mis.

Het is duidelijk dat een elektronische verwerking, via het opzetten van een intranet, een uitkomst kan bieden.  Een dergelijke intranet zou volgende functies kunnen invullen :

• het beheren en bekijken van een centrale vergaderkalender met onderwerp, plaats en tijdstip van de vergaderingen, waarin de regels voor “onverenigbare” vergaderingen automatisch worden gecontroleerd, en waarin ondermeer de vergaderingen van de gemeenteraad, de raadscommissies, de adviesraden, het schepencollege, het AGB, de Politieraad, de OCMW-raad, het AGB… worden genoteerd

• het beschikbaar stellen en automatisch via mail versturen van agenda’s en verslagen van vergaderingen

• het beschikbaar stellen van stukken voor vergaderingen

• de aanmaak en beheer van eenvormige mailgroepen (alle raadsleden, alle commissieleden, alle leden van een adviesraad…)

• het automatisch op de gemeentelijke website plaatsen van agenda’s en verslagen van openbare vergaderingen

In een eerste fase zou enkel het kalenderbeheer kunnen worden uitgewerkt, aangezien dit het meest dringend is.  Vervolgens zou dit systeem kunnen worden uitgebreid met de terbeschikkingstelling van alle stukken voor de gemeenteraad, de commissies en alle adviesorganen en voor het schepencollege – met uitzondering van de eigenlijke collegedossiers.  In een latere fase, in samenhang met het opzetten van een volledig elektronisch documentenbeheer en een intern controlesysteem, kan het systeem ook tot de collegestukken worden uitgebreid.  Dat zou voor raadsleden de mogelijkheid inhouden alle stukken in te zien zodra het collegeverslag werd goedgekeurd.

In de commissie bestuurszaken en communicatie werd hierover reeds verschillende keren gesproken, maar er zit duidelijk geen schot in de zaak.  Met dit voorstel willen we dan ook de knoop doorhakken en een tijdskader voorzien.

VOORSTEL VAN BESLUIT :

De gemeenteraad van Essen :

1. Beslist principieel dat het gemeentebestuur een intranet moet krijgen dat ook gebruikt kan worden door de mandatarissen en de leden van de adviesraden.

2. Geeft opdracht aan het schepencollege om ervoor te zorgen dat via dit intranet vanaf 1/1/2009 een centraal kalenderbeheer beschikbaar is.

3. Geeft opdracht aan het schepencollege om ervoor te zorgen dat het intranet vervolgens tegen 1/4/2009 wordt uitgebreid met de beschikbaarstelling en verzending van agenda’s, verslagen en vergaderstukken voor wat betreft de gemeenteraden, de commissies en de adviesraden en ook wat de collegeverslagen betreft.

4. Geeft opdracht aan het schepencollege om tenslotte tegen 1/10/2009 ook het beheer en de beschikbaarstelling van de stukken voor het schepencollege in het systeem op te nemen.

Willy Heymans (Open Vld)
Dirk Smout (N-VA/PLE)