Voorstel : evaluatieformulieren zaal Rex 

TOELICHTING :

Sinds 6 februari is zaal Rex opnieuw open. Dat is goed nieuws voor het Essense jeugdwerk en de andere potentiële organisatoren. Het is van belang dat de zaal zo optimaal mogelijk kan worden gebruikt, voor fuiven maar ook voor andere activiteiten.

De succesvolle start mag ons daarom alvast niet blind maken voor een aantal mankementen : zo is het inkomgedeelte ondoordacht georganiseerd (toiletten, geen vaste inkominrichting, deuren die altijd open moeten staan…) en is het aanbrengen van verlichting in de zaal niet zo eenvoudig (een vast ophangsysteem zou hieraan kunnen verhelpen). Bovendien blijken bijvoorbeeld de verlichtingspunten aan de wanden onvoldoende flexibel bruikbaar en bovendien niet echt "fuifbestendig". Ook het Jeugdraadverslag van 18/2 maakt melding van een aantal mankementen.

Wellicht zijn er nog dergelijke problemen, die met relatief kleine ingrepen verholpen kunnen worden. Vandaar dit voorstel om een evaluatie-formulier in te voeren en na elke activiteit te vragen aan de organiserende vereniging om dit in te vullen. Naast de infrastructuur (inkom, toiletten, vestiaire, toog, podium…) kan het formulier meteen ook zaken zoals de boeking, samenwerking met de café-uitbater, eventuele veiligheidsproblemen, … aan de orde stellen en peilen naar concrete suggesties. Op die manier kan na enige tijd een evaluatie gebeuren van de infrastructuur en de omkadering om zo te komen tot een optimaal rendement van de zaal voor zowel de verenigingen als voor het bestuur.

Bovendien kan hiermee uitgeprobeerd worden of een dergelijk formulier later ook niet voor gebruikers van andere gemeentelijke infrastructuur (Culturele centra, sporthal…) kan worden ingevoerd.

VOORSTEL VAN BESLUIT :

De gemeenteraad van Essen geeft opdracht aan het schepencollege om :

• een evaluatieformulier uit te werken waarbij al wie in zaal Rex iets georganiseerd heeft de kans krijgt opmerkingen en suggesties te formuleren over de infrastructuur en de omkadering van de zaal

• dit formulier te overhandigen aan alle organiserende verenigingen na afloop van een activiteit in zaal Rex (ook aan deze waarvan de activiteit ondertussen voorbij is)

• op deze basis regelmatig een evaluatie te maken van de inrichting van de zaal en de organisatie ervan en desgevallend tot de nodige bijsturingen over te gaan

• eveneens op deze basis de noodzaak en mogelijkheden te onderzoeken voor het invoeren van dergelijke formulieren voor de gebruikers van andere gemeentelijke infrastructuur